Грамотное делегирование задач

Делегирование — это такая организация работы, при которой руководитель распределяет между подчиненными конкретные задания. Делегировать также означает «представлять чьи-то интересы, выступать от чего-то лица». Слово произошло от латинского слова delegare: выделить, передать.

Правильное делегирование помогает руководителю сэкономить много времени или использовать время с максимальной эффективностью. Не считая того, что это единственный для руководителя способ сделать так, чтобы работал не только он один, а целая команда.

Вот некоторые принципы грамотного делегирования:

1. Делегирование – это передача задачи сверху вниз первый раз. Поручение выполнить эту же задачу тем же сотрудником второй, третий раз – это уже не делегирование, а просто постановка задачи подчиненному. Почему сейчас это подчеркиваем? Потому что руководителю контролировать процесс выполнения задачи (читай: выделять на это времени) в первом случае нужно намного больше, чем во втором.
2. Делегировать можно только задачи. Мы не делегируем полномочия, ответственность, проблемы и тому подобное.
3. Полномочия – это ресурс для выполнения задачи. Они могут быть полными, частичными и нулевыми. По сути, полномочия – это то, что дает возможность выполнить задачу. Не дали человеку полномочия – он просто не может работать.
4. Ответственность за выполнение делегированной задачи лежит на том, кто делегирует. В бизнесе, как собственно и в жизни, у каждого своя ответственность. Подчиненный отвечает за результат перед руководителем, а руководитель отвечает за результат перед боссом.
5. Делегированием не называется плохой менеджмент. Когда наши работники не делают то, что они должны делать, и мы их «пинаем». Когда на нас валятся задачи, а мы их «распихиваем». Когда мы пытаемся избавиться от того, что нам лично не нравится. Это не делегирование — это плохой менеджмент.
6. Для любого подчиненного делегированная задача – это карьерный рост. Потому что он теперь имеет возможность делать то, что раньше делал руководитель.
7. Первое правило делегирования – правильно определить сроки. У нас есть задача, к выполнению которой нужно приступить 1-го июня, а результат нам нужен 30-го июня. 1-го июня мы приглашаем подчиненного и даем ему эту задачу. Но сроки для него мы сокращаем и говорим ему о том, что результат нам нужен 25-го. Пять дней мы оставляем в резерве для тех случаев, если что-то пойдет не по плану.
8. Второе правило делегирования – согласовать способ выполнения задачи. Если способ выполнения задачи принципиально важен, то человека нужно научить, как это сделать. Если же способ не принципиален – оставляем это на его усмотрение. Но если мы хотим быть уверены в том, что он выберет правильную стратегию, мы ему говорим: «Ты сам решаешь, как это делать, но завтра, 2-го числа, ты ко мне придешь и расскажешь, что ты решил». В случае если подчиненный 2-го числа приносит неправильную стратегию, у нас есть возможность его откорректировать.
9. Третье правило – проставить контрольные финиши и определить конкретные результаты. Дальше мы говорим: «А 5-го и 20-го в 12:00 ты сам мне позвонишь и отчитаешься о результатах. На 5-е июня должно быть готово вот это, а на 20-е – вот это». Определите конкретно, что должно быть сделано. Дабы на вопрос: «А что у нас с этой задачей?» не просто получить ответ: «Все хорошо», а увидеть конкретно на каком этапе находится её решение.
10. Делегируя задачу, контролируйте сроки. Не забываем о том, что 5-го и 20-го, если подчиненный сам не позвонил – звоним мы.
11. Делегируя задачу, предоставьте все необходимые ресурсы, а также информацию и публичность. Что такое публичность? Мы не просто даем подчиненному задачу, а сообщаем всем, кто с этой задачей связан, к кому теперь обращаться со всеми вопросами.
12. Если подчиненный не справляется с задачей – не забирать. Если 5-го числа не все хорошо – подключаемся к решению задачи, корректируем, оказываем помощь. Но не забираем задачу. Не учим людей тому, что можно не работать и в конце месяца получать зарплату, а добиваемся результата.
13. Если задача выполнена – все лавры подчиненному. Даже если на каком-то этапе нам приходилось помогать, но в итоге задача выполнена, публично хвалим того, кому делегировали. Действуя так, мы получим мотивированного сотрудника, умеющего выполнять эту задачу.
14. Если задача не выполнена – виноват руководитель. Не того человека выбрал, не достаточно контролировал, не научил и т.д. Это повод поработать над собой.
15. Если с делегированной задачей справились – отдайте её навсегда. Взращивайте сотрудников и не берите на себя то, что могут делать подчиненные. Займитесь стратегическими вопросами!

В статье использованы материалы сайта bogushtime.com